ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§1.
- Walne zebranie zwołuje się zgodnie z §15, §16, §19 pkt. 5 i §21 pkt 4 Statutu.
- Termin i miejsce zebrania oraz porządek obrad ustala Zarząd z zastrzeżeniem §16 Statutu.
- Zwyczajne Sprawozdawcze, Sprawozdawczo-Wyborcze i Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków mogą odbywać się w trybie:
- zwykłym,
- zdalnym – z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
- Walne Zebranie obraduje według niniejszego regulaminu.
§2.
- Walne Zebranie otwiera Prezes lub inny członek Zarządu stowarzyszenia.
- Prezes stowarzyszenia pełni funkcję Przewodniczącego Walnego Zebrania, chyba, że zebrani członkowie postanowią o wyborze innego członka stowarzyszenia w głosowaniu jawnym.
- Przewodniczący Walnego Zebrania przedstawia proponowany porządek obrad oraz stwierdza prawidłowość zwołania zebrania i jego zdolności do podejmowania uchwał.
- Przed przystąpieniem do głosowania nad porządkiem obrad, organ zwołujący Walne Zebranie może zgłosić autopoprawkę z zastrzeżeniem §16 Statutu.
- Po przedstawieniu porządku obrad Walnego Zebrania i wniesieniu poprawek Przewodniczący Walnego Zebrania zarządza głosowanie w sprawie przyjęcia porządku obrad Walnego Zebrania.
- Głosowanie odbywa się przez okazanie mandatu lub podniesienie dłoni powyżej głowy z zastrzeżeniem §15 niniejszego regulaminu.
- Przewodniczący Walnego Zebrania zarządza przeprowadzenie wyboru Sekretarza (protokolanta) Zebrania. Wybór dokonuje się spośród obecnych na zebraniu członków stowarzyszenia
w głosowaniu jawnym.
§3.
- Organami Walnego Zebrania są:
- Przewodniczący,
- Sekretarz (protokolant) Zebrania.
§4.
- Obradami Walnego Zebrania kieruje Przewodniczący Walnego Zebrania.
- Przewodniczący Walnego Zebrania i Sekretarz Zebrania są uprawnieni do dysponowania listą obecności oraz sprawozdaniem na czas trwania Walnego Zebrania oraz do czasu sporządzenia protokołów Walnych Zebrań.
- Wszyscy członkowie Zarządu i Komisji Rewizyjnej są uprawnieni do wglądu do dokumentów Walnego Zebrania.
§5.
- Do obowiązków Przewodniczącego Walnego Zebrania należy:
- Prowadzenie Walnego Zebrania zgodnie ze Statutem stowarzyszenia i niniejszym regulaminem,
- Sporządzenie z Sekretarzem Zebrania sprawozdania i protokołów Walnego Zebrania,
- Sporządzenie z Sekretarzem listy obecności członków w min. dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
- Weryfikację listy obecności, pełnomocnictw i innych przedłożonych dokumentów oraz stwierdzenie prawomocności podejmowanych uchwał przez Walne Zebranie,
- Przyjmowanie zgłoszeń kandydatów do władz stowarzyszenia,
- Weryfikowanie i przyjmowanie wniosków formalnych,
- Weryfikacja i zliczenie wyników głosowania z uwzględnieniem ważności oddanych głosów,
- Weryfikacja treści sporządzanego protokołu Walnego Zebrania,
- Ogłaszanie wyników głosowania i podejmowanych uchwał Walnego Zebrania,
- Przekazanie dokumentów, sprawozdania i protokołu Zarządowi stowarzyszenia.
- Do obowiązków Sekretarza (protokolanta) Zebrania należy:
- Sporządzenie z Przewodniczącym sprawozdania i protokołów Walnego Zebrania,
- Sporządzenie z Przewodniczącym listy obecności członków w min. dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
- Rejestrowanie przebiegu Walnego Zebrania,
- Rejestrowanie treści składanych wniosków, apeli i oświadczeń,
- Weryfikacja i zliczenie wyników głosowania z uwzględnieniem ważności oddanych głosów,
- Opracowanie uchwał zgodnie ze stanowiskiem Walnego Zebrania,
- Przekazanie dokumentów, sprawozdania i protokołu Zarządowi stowarzyszenia.
ROZDZIAŁ II
Forma i zakres zebrania
§6.
- W Walnym Zebraniu Członków biorą udział:
- z głosem stanowiącym – członkowie zwykli i honorowi, zgodnie z §6 i §9 Statutu,
- z głosem doradczym – osoby zaproszone, członkowie wspierający.
- Członek stowarzyszenia oraz inni uczestnicy są zobowiązani potwierdzić swoją obecność na Walnym Zebraniu Członków podpisując listę obecności.
- Członka zwykłego lub honorowego może reprezentować inny członek stowarzyszenia, zwany Pełnomocnikiem, który przed lub w toku posiedzenia przekazał Przewodniczącemu pełnomocnictwo do reprezentacji i głosowania na zebraniu członków.
- O ile statut albo regulamin nie stanowią inaczej głosowanie jest jawne i odbywa się zgodnie z §2 pkt 6 niniejszego regulaminu.
- Głosowanie tajne odbywa się poprzez wypełnienie kart do głosowania, stawiając znak „X” w wyznaczonych do tego polach.
- Wszelkie dopiski na kartach do głosowania nieprzewidziane w poniższych przepisach powodują nieważność głosu.
- Głos nieważny liczy się przy obliczaniu kworum, lecz nie ma znaczenia dla wyników głosowania.
§7.
- Uchwały Walnego Zebrania zapadają zgodnie z §13 pkt 3 Statutu.
- W przypadku braku kworum, postępuje się zgodnie z §15 pkt 2 Statutu.
- Uchwały Walnego Zebrania, dla których nie zastrzeżono innego trybu wchodzą w życie z dniem ich uchwalenia.
§8.
- Zgłaszanie kandydatów do władz stowarzyszenia, na członków Zarządu, członków Komisji Rewizyjnej odbywa się po dokonaniu wyboru Prezesa Zarządu, gdy funkcja ta jest wolna.
- Kandydatów do władz stowarzyszenia mają prawo zgłaszać wszyscy członkowie stowarzyszenia, spośród obecnych na zebraniu. Kandydat potwierdza kandydaturę wyrażając ustną zgodę na kandydowanie.
- Osoba zgłaszająca kandydata do władz, dla poparcia swojego wniosku zobowiązana jest złożyć stosowną rekomendację.
- Członkowie stowarzyszenia mogą zadać pytanie przed głosowaniem po przyjęciu listy grona kandydatów przez Przewodniczącego Walnego Zebrania.
Głosowanie
§9.
- Ustanawia się następujący sposób głosowania na:
- Prezesa – można oddać głos na jednego kandydata,
- Wiceprezesa – można oddać głos na jednego kandydata,
- Członka Zarządu – można oddać głos od jednego do trzech kandydatów,
- Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej – można oddać głos na jednego kandydata,
- Członka Komisji Rewizyjnej – można oddać głos na minimum jednego kandydata,
- Jeżeli w pierwszym głosowaniu żaden z kandydatów nie uzyskał zwykłej większości głosów, a zgłoszono więcej niż jednego kandydata, to w kolejnych turach głosowania skreśla się z listy grona kandydatów tego, który otrzymał najmniejszą liczbę głosów.
- Władze stowarzyszenia konstytuują się na najbliższym posiedzeniu właściwym dla Zarządu, Komisji Rewizyjnej nie później niż w ciągu 30 dni od wyboru.
§10.
- Uchwały Walnego Zebrania mogą zapadać w sprawach wymienionych w §17 Statutu, jeżeli zostały one umieszczone w porządku obrad i podane do wiadomości członków stowarzyszenia zgodnie z §15 i §16 Statutu.
- Podczas zwyczajnego sprawozdawczego lub sprawozdawczo-wyborczego Walnego Zebrania Członków po zapoznaniu się z przygotowanymi sprawozdaniami, przedstawia się wniosek z uchwałami o udzielenie absolutorium władzom stowarzyszenia i zatwierdzenie sprawozdań stowarzyszenia zgodnie z §17 Statutu.
Wnioski formalne
§11.
- Przewodniczący Walnego Zebrania może udzielić głosu poza porządkiem obrad Walnego Zebrania lub w związku z dyskusją jedynie do zgłoszenia wniosku formalnego.
- Wnioski formalne mogą dotyczyć jedynie spraw będących przedmiotem porządku obrad i jego przebiegu.
- Do wniosku formalnego zalicza się wnioski o:
- Przerwanie lub odroczenie Walnego Zebrania na inny termin,
- Przejście do porządku obrad,
- Głosowanie bez dyskusji,
- Zmianę w porządku obrad,
- Ograniczenie czasu wystąpień mówców,
- Stwierdzenie kworum,
- Przeliczenie głosów,
- Zamknięcie listy kandydatów lub mówców,
- Wnioski formalne powinny zostać zwięźle uzasadnione – nie podlegają dyskusji, są jedynie poddawane głosowaniu. O wniosku formalnym, o którym mowa w ust. 3, Walne Zebranie rozstrzyga zwykłą większością głosów obecnych członków, w głosowaniu jawnym.
Podejmowanie apeli i oświadczeń
§12.
- W trybie przewidzianym dla uchwał Walnego Zebrania można podejmować.
- Apele – zawierające prawnie niewiążące wezwanie określonego podmiotu do określonego zachowania się, podjęcia inicjatywy lub zadania,
- Oświadczenia – zawierające stanowisko stowarzyszenia w określonej sprawie.
ROZDZIAŁ III
Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków
§13.
- Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków zwołuje się zgodnie z §16 Statutu.
- Z uwagi na §16 Statutu w programie porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków można jedynie zmienić kolejność rozpatrywania spraw.
- Do Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków stosuje się odpowiednio przepisy Statutu oraz niniejszego regulaminu.
ROZDZIAŁ IV
Zebrania w trybie zdalnym
§14.
- Jeżeli członkowie władzy stowarzyszenia wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej, głosowanie poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
- Możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.
§15.
- Każdy uczestnik zebrania jest zobowiązany do stosowania swojego imienia i nazwiska, przekazania przed zebraniem swojego aktualnego adresu poczty elektronicznej oraz przekazania Przewodniczącemu kodu weryfikacyjnego otrzymanego od członka zarządu drogą elektroniczną w celu identyfikacji tożsamości.
- Przewodniczący lub Sekretarz Walnego Zebrania są uprawnieni do rejestrowania obrazu
i dźwięku w celu rejestracji przebiegu zebrania, zaś informacja o tym fakcie powinna zostać zawarta w protokole zebrania. - Jeżeli statut nie stanowi inaczej głosowania są jawne i odbywają się poprzez przygotowane elektroniczne formularze i karty głosowania obiegowego.
- Formularze elektroniczne służą do automatycznego zestawienia oddanych głosów, bez ingerencji osób trzecich.
- Elektroniczne karty głosowania obiegowego służą członkom stowarzyszenia do weryfikacji oddanych głosów z głosami zestawionymi w formularzu elektronicznym.
- Jeżeli statut niestanowi inaczej, rozwiązania o których mowa w §14 i §15 niniejszego regulaminu stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.
ROZDZIAŁ V
Dokumentacja Walnego Zebrania
§16.
- Podczas zebrania sporządzane jest sprawozdanie Walnego Zebrania, które w szczególności powinno zawierać:
- Datę i miejsce Walnego Zebrania,
- Liczbę obecnych członków i uczestników,
- Informację o stwierdzeniu kworum lub jego braku,
- Przyjęty przez Walne Zebranie porządek obrad,
- Przedmiot poszczególnych głosowań,
- Wyniki głosowań,
- Informację o podjętych uchwałach,
- Informację o wnioskach formalnych, apelach, oświadczeniach,
- Ewidencję dostarczonych dokumentów na Walne Zebranie,
- Istotne dla przebiegu zebrania wydarzenia i informacje,
- Protokoły Walnego Zebrania są sporządzane na podstawie przepisania sprawozdania Walnego Zebrania niezwłocznie po odbyciu zebrania w liczbie m.in. dwóch jednobrzmiących egzemplarzy, poświadczone podpisem przez Przewodniczącego i Sekretarza Zebrania.
Postanowienia końcowe
§17.
- Zmiana niniejszego regulaminu może nastąpić na wniosek do Walnego Zebrania zgodnie z §17 Statutu.
- Przyjęcie zmiany postanowień niniejszego regulaminu następuje w formie uchwały, w drodze głosowania zgodnie z §13 pkt 3 Statutu.
- W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz Statut stowarzyszenia.
- Jeżeli treść lub forma wystąpienia uczestnika albo też jego zachowanie w sposób oczywisty zakłóca przebieg lub powagę zebrania, Przewodniczący Walnego Zebrania jest uprawniony do przywołania uczestnika do porządku, odebrania mu głosu lub wykluczenia uczestnika z dalszego uczestnictwa w Walnym Zebraniu.
§18.
Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia.