Regulamin walnych zebrań

ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§1.

  1. Walne zebranie zwołuje się zgodnie z §15, §16, §19 pkt. 5 i §21 pkt 4 Statutu.
  2. Termin i miejsce zebrania oraz porządek obrad ustala Zarząd z zastrzeżeniem §16 Statutu.
  3. Zwyczajne Sprawozdawcze, Sprawozdawczo-Wyborcze i Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków mogą odbywać się w trybie:
    • zwykłym,
    • zdalnym – z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
  4. Walne Zebranie obraduje według niniejszego regulaminu.

§2.

  1. Walne Zebranie otwiera Prezes lub inny członek Zarządu stowarzyszenia.
  2. Prezes stowarzyszenia pełni funkcję Przewodniczącego Walnego Zebrania, chyba, że zebrani członkowie postanowią o wyborze innego członka stowarzyszenia w głosowaniu jawnym.
  3. Przewodniczący Walnego Zebrania przedstawia proponowany porządek obrad oraz stwierdza prawidłowość zwołania zebrania i jego zdolności do podejmowania uchwał.
  4. Przed przystąpieniem do głosowania nad porządkiem obrad, organ zwołujący Walne Zebranie może zgłosić autopoprawkę z zastrzeżeniem §16 Statutu.
  5. Po przedstawieniu porządku obrad Walnego Zebrania i wniesieniu poprawek Przewodniczący Walnego Zebrania zarządza głosowanie w sprawie przyjęcia porządku obrad Walnego Zebrania.
  6. Głosowanie odbywa się przez okazanie mandatu lub podniesienie dłoni powyżej głowy z zastrzeżeniem §15 niniejszego regulaminu.
  7. Przewodniczący Walnego Zebrania zarządza przeprowadzenie wyboru Sekretarza (protokolanta) Zebrania. Wybór dokonuje się spośród obecnych na zebraniu członków stowarzyszenia
    w głosowaniu jawnym.

§3.

  1. Organami Walnego Zebrania są:
    • Przewodniczący,
    • Sekretarz (protokolant) Zebrania.

§4.

  1. Obradami Walnego Zebrania kieruje Przewodniczący Walnego Zebrania.
  2. Przewodniczący Walnego Zebrania i Sekretarz Zebrania są uprawnieni do dysponowania listą obecności oraz sprawozdaniem na czas trwania Walnego Zebrania oraz do czasu sporządzenia protokołów Walnych Zebrań.
  3. Wszyscy członkowie Zarządu i Komisji Rewizyjnej są uprawnieni do wglądu do dokumentów Walnego Zebrania.

§5.

  1. Do obowiązków Przewodniczącego Walnego Zebrania należy:
    • Prowadzenie Walnego Zebrania zgodnie ze Statutem stowarzyszenia i niniejszym regulaminem,
    • Sporządzenie z Sekretarzem Zebrania sprawozdania i protokołów Walnego Zebrania,
    • Sporządzenie z Sekretarzem listy obecności członków w min. dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
    • Weryfikację listy obecności, pełnomocnictw i innych przedłożonych dokumentów oraz stwierdzenie prawomocności podejmowanych uchwał przez Walne Zebranie,
    • Przyjmowanie zgłoszeń kandydatów do władz stowarzyszenia,
    • Weryfikowanie i przyjmowanie wniosków formalnych,
    • Weryfikacja i zliczenie wyników głosowania z uwzględnieniem ważności oddanych głosów,
    • Weryfikacja treści sporządzanego protokołu Walnego Zebrania,
    • Ogłaszanie wyników głosowania i podejmowanych uchwał Walnego Zebrania,
    • Przekazanie dokumentów, sprawozdania i protokołu Zarządowi stowarzyszenia.
  2. Do obowiązków Sekretarza (protokolanta) Zebrania należy:
    • Sporządzenie z Przewodniczącym sprawozdania i protokołów Walnego Zebrania,
    • Sporządzenie z Przewodniczącym listy obecności członków w min. dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
    • Rejestrowanie przebiegu Walnego Zebrania,
    • Rejestrowanie treści składanych wniosków, apeli i oświadczeń,
    • Weryfikacja i zliczenie wyników głosowania z uwzględnieniem ważności oddanych głosów,
    • Opracowanie uchwał zgodnie ze stanowiskiem Walnego Zebrania,
    • Przekazanie dokumentów, sprawozdania  i protokołu Zarządowi stowarzyszenia.

ROZDZIAŁ II
Forma i zakres zebrania
§6.

  1.  W Walnym Zebraniu Członków biorą udział:
    • z głosem stanowiącym – członkowie zwykli i honorowi, zgodnie z §6 i §9 Statutu,
    • z głosem doradczym – osoby zaproszone, członkowie wspierający.
  2. Członek stowarzyszenia oraz inni uczestnicy są zobowiązani potwierdzić swoją obecność na Walnym Zebraniu Członków podpisując listę obecności.
  3. Członka zwykłego lub honorowego może reprezentować inny członek stowarzyszenia, zwany Pełnomocnikiem, który przed lub w toku posiedzenia przekazał Przewodniczącemu pełnomocnictwo do reprezentacji i głosowania na zebraniu członków.
  4. O ile statut albo regulamin nie stanowią inaczej głosowanie jest jawne i odbywa się zgodnie z §2 pkt 6 niniejszego regulaminu.
  5. Głosowanie tajne odbywa się poprzez wypełnienie kart do głosowania, stawiając znak „X” w wyznaczonych do tego polach.
  6. Wszelkie dopiski na kartach do głosowania nieprzewidziane w poniższych przepisach powodują nieważność głosu.
  7. Głos nieważny liczy się przy obliczaniu kworum, lecz nie ma znaczenia dla wyników głosowania.

§7.

  1. Uchwały Walnego Zebrania zapadają zgodnie z §13 pkt 3 Statutu.
  2. W przypadku braku kworum, postępuje się zgodnie z §15 pkt 2 Statutu.
  3. Uchwały Walnego Zebrania, dla których nie zastrzeżono innego trybu wchodzą w życie z dniem ich uchwalenia.

§8.

  1. Zgłaszanie kandydatów do władz stowarzyszenia, na członków Zarządu, członków Komisji Rewizyjnej odbywa się po dokonaniu wyboru Prezesa Zarządu, gdy funkcja ta jest wolna.
  2. Kandydatów do władz stowarzyszenia mają prawo zgłaszać wszyscy członkowie stowarzyszenia, spośród obecnych na zebraniu. Kandydat potwierdza kandydaturę wyrażając ustną zgodę na kandydowanie.
  3. Osoba zgłaszająca kandydata do władz, dla poparcia swojego wniosku zobowiązana jest złożyć stosowną rekomendację.
  4. Członkowie stowarzyszenia mogą zadać pytanie przed głosowaniem po przyjęciu listy grona kandydatów przez Przewodniczącego Walnego Zebrania.

Głosowanie
§9.

  1. Ustanawia się następujący sposób głosowania na:
    • Prezesa – można oddać głos na jednego kandydata,
    • Wiceprezesa – można oddać głos na jednego kandydata,
    • Członka Zarządu – można oddać głos od jednego do trzech kandydatów,
    • Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej – można oddać głos na jednego kandydata,
    • Członka Komisji Rewizyjnej – można oddać głos na minimum jednego kandydata,
  2. Jeżeli w pierwszym głosowaniu żaden z kandydatów nie uzyskał zwykłej większości głosów, a zgłoszono więcej niż jednego kandydata, to w kolejnych turach głosowania skreśla się z listy grona kandydatów tego, który otrzymał najmniejszą liczbę głosów.
  3. Władze stowarzyszenia konstytuują się na najbliższym posiedzeniu właściwym dla Zarządu, Komisji Rewizyjnej nie później niż w ciągu 30 dni od wyboru.

§10.

  1. Uchwały Walnego Zebrania mogą zapadać w sprawach wymienionych w §17 Statutu, jeżeli zostały one umieszczone w porządku obrad i podane do wiadomości członków stowarzyszenia zgodnie z §15 i §16 Statutu.
  2. Podczas zwyczajnego sprawozdawczego lub sprawozdawczo-wyborczego Walnego Zebrania Członków po zapoznaniu się z przygotowanymi sprawozdaniami, przedstawia się wniosek z uchwałami o udzielenie absolutorium władzom stowarzyszenia i zatwierdzenie sprawozdań stowarzyszenia zgodnie z §17 Statutu.

Wnioski formalne
§11.

  1. Przewodniczący Walnego Zebrania może udzielić głosu poza porządkiem obrad Walnego Zebrania lub w związku z dyskusją jedynie do zgłoszenia wniosku formalnego.
  2. Wnioski formalne mogą dotyczyć jedynie spraw będących przedmiotem porządku obrad i jego przebiegu.
  3. Do wniosku formalnego zalicza się wnioski o:
    • Przerwanie lub odroczenie Walnego Zebrania na inny termin,
    • Przejście do porządku obrad,
    • Głosowanie bez dyskusji,
    • Zmianę w porządku obrad,
    • Ograniczenie czasu wystąpień mówców,
    • Stwierdzenie kworum,
    • Przeliczenie głosów,
    • Zamknięcie listy kandydatów lub mówców,
  4. Wnioski formalne powinny zostać zwięźle uzasadnione – nie podlegają dyskusji, są jedynie poddawane głosowaniu. O wniosku formalnym, o którym mowa w ust. 3, Walne Zebranie rozstrzyga zwykłą większością głosów obecnych członków, w głosowaniu jawnym.

Podejmowanie apeli i oświadczeń
§12.

  1. W trybie przewidzianym dla uchwał Walnego Zebrania można podejmować.
    • Apele – zawierające prawnie niewiążące wezwanie określonego podmiotu do określonego zachowania się, podjęcia inicjatywy lub zadania,
    • Oświadczenia – zawierające stanowisko stowarzyszenia w określonej sprawie.

ROZDZIAŁ III
Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków
§13.

  1. Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków zwołuje się zgodnie z §16 Statutu.
  2. Z uwagi na §16 Statutu w programie porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków można jedynie zmienić kolejność rozpatrywania spraw.
  3. Do Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków stosuje się odpowiednio przepisy Statutu oraz niniejszego regulaminu.

ROZDZIAŁ IV
Zebrania w trybie zdalnym
§14.

  1. Jeżeli członkowie władzy stowarzyszenia wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej, głosowanie poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
  2. Możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.

§15.

  1. Każdy uczestnik zebrania jest zobowiązany do stosowania swojego imienia i nazwiska, przekazania przed zebraniem swojego aktualnego adresu poczty elektronicznej oraz przekazania Przewodniczącemu kodu weryfikacyjnego otrzymanego od członka zarządu drogą elektroniczną w celu identyfikacji tożsamości.
  2. Przewodniczący lub Sekretarz Walnego Zebrania są uprawnieni do rejestrowania obrazu
    i dźwięku w celu rejestracji przebiegu zebrania, zaś informacja o tym fakcie powinna zostać zawarta w protokole zebrania.
  3. Jeżeli statut nie stanowi inaczej głosowania są jawne i odbywają się poprzez przygotowane elektroniczne formularze i karty głosowania obiegowego.
  4. Formularze elektroniczne służą do automatycznego zestawienia oddanych głosów, bez ingerencji osób trzecich.
  5. Elektroniczne karty głosowania obiegowego służą członkom stowarzyszenia do weryfikacji oddanych głosów z głosami zestawionymi w formularzu elektronicznym.
  6. Jeżeli statut niestanowi inaczej, rozwiązania o których mowa w §14 i §15 niniejszego regulaminu stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

ROZDZIAŁ V
Dokumentacja Walnego Zebrania
§16.

  1. Podczas zebrania sporządzane jest sprawozdanie Walnego Zebrania, które w szczególności powinno zawierać:
    • Datę i miejsce Walnego Zebrania,
    • Liczbę obecnych członków i uczestników,
    • Informację o stwierdzeniu kworum lub jego braku,
    • Przyjęty przez Walne Zebranie porządek obrad,
    • Przedmiot poszczególnych głosowań,
    • Wyniki głosowań,
    • Informację o podjętych uchwałach,
    • Informację o wnioskach formalnych, apelach, oświadczeniach,
    • Ewidencję dostarczonych dokumentów na Walne Zebranie,
    • Istotne dla przebiegu zebrania wydarzenia i informacje,
  2. Protokoły Walnego Zebrania są sporządzane na podstawie przepisania sprawozdania Walnego Zebrania niezwłocznie po odbyciu zebrania w liczbie m.in. dwóch jednobrzmiących egzemplarzy, poświadczone podpisem przez Przewodniczącego i Sekretarza Zebrania.

Postanowienia końcowe
§17.

  1. Zmiana niniejszego regulaminu może nastąpić na wniosek do Walnego Zebrania zgodnie z §17 Statutu.
  2. Przyjęcie zmiany postanowień niniejszego regulaminu następuje w formie uchwały, w drodze głosowania zgodnie z §13 pkt 3 Statutu.
  3. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz Statut stowarzyszenia.
  4. Jeżeli treść lub forma wystąpienia uczestnika albo też jego zachowanie w sposób oczywisty zakłóca przebieg lub powagę zebrania, Przewodniczący Walnego Zebrania jest uprawniony do przywołania uczestnika do porządku, odebrania mu głosu lub wykluczenia uczestnika z dalszego uczestnictwa w Walnym Zebraniu.

§18.

Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia.